Einleitung

fmONLINE Nebenkosten ist ein in fmONLINE integriertes Modul und erweitert den Leistungsumfang des Basissystems. Die durch fmONLINE nebenkosten verfügbaren Erweiterungen dienen der verursachungsgerechten Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten, von der Abbildung der Abrechnungseinheiten bis zur Erstellung der Abrechnung. Mit Hilfe des CAFM-Moduls lässt sich die Abrechnung vereinfachen bzw. automatisieren.

Das gesamte Modul basiert auf Intranet- bzw. Internet-Technologien. Von jedem Arbeitsplatz aus kann mit einem Browser (Internet Explorer 6.0 oder höher, Firefox 3.0 oder höher) das Modul bedient werden. Damit sind Arbeiten nicht mehr an einen Arbeitsplatz gebunden, sondern können von überall durchgeführt werden.

 


Was ist neu in der Version 4.1

In diesem Kapitel werden kurz die wichtigsten Neuerungen gegenüber der Version 4.0 beschrieben.


Was ist neu in der Version 4.0

In diesem Kapitel werden kurz die wichtigsten Neuerungen gegenüber der Version 3.0 beschrieben.


Umlageschlüssel

Zur Verteilung der auflaufenden Kosten können verschiedene Umlageschlüssel definiert werden. Diese Umlageschlüssel werden in einer zentralen Tabelle geführt und können später den einzelnen Kostenarten zugewiesen werden.




Mit Hilfe des Buttons "Neu" wird ein neuer Umlageschlüssel angelegt. Der Button "Löschen" entfernt - nach bestätigter Sicherheitsabfrage - den markierten Umlageschlüssel aus der Liste. Für die Pflege eines bereits definierten Umlageschlüssels steht der folgende Dialog zur Verfügung.



Hier ist es möglich, die umlegbaren Kosten prozentual nach den Kriterien Fläche (z.B. Grundfläche), Anzahl Personen, Anzahl Mieter und Verbrauch in einer Kombination aufzuteilen.

 


Umsatzsteuer

Bei der Betriebs-/Nebenkostenabrechnung ist in der Regel die Mehrwertsteuer zu berücksichtigen. Die einzelnen Kostenarten folgen dabei z.T. unterschiedlcihen Mehrwertsateuern. Der Mieter, ist er mehrwertsteuerpflichtig, zahlt grundsätzlich den jeweils gültigen vollen Mehrsteuersatz.

 

Auf der Reiterkarte "Umsatzsteuer" sind die jeweils gültigen Mehrwert-/Umsatzsteuersätze einzutragen. Dabei ist Beginn des zeitlichen Geltungsbereiches zu benennen.

 

 

Der Eintrag erfolgt dabei direkt in die schreibbaren Textfelder. Zur Übernahme der Änderungen ist auf "Speichern" zu klicken,

Die Änderungen werden in ihrer zeitlichen Gültigkeit vom Programm behandelt. D.h. wenn eine Abrechnung vor dem neuen Gültigkeitsdatum der eingestellten Mehrwertsteuer erfolgt, so wird die vorhergehende MwSt. verwendet.


Kostenarten

Kostenarten unterteilen die Kosten nach der Art des Verbrauchs an Gütern und Leistungen. Diese können jeweils noch gruppiert werden, um eine höhere Transparenz zu erreichen. Als Beispiel sei hier die Gruppe "Wasserverbrauch" mit den Kostenarten "Wassergebühren" und "Entwässerung" genannt.



Für die Bearbeitung der Kostenarten steht der folgende Dialog zur Verfügung


 

Neben der Bezeichnung der Kostenart und eines optionalen Kostencodes sowie einer Gruppe (z.B. kalte Betriebskosten), muss ein Umsatzsteuersatz für die Kostenart angegeben werden. Hierfür sind die entsprechenden gesetzlichen Regelungen zu beachten.


Wird die Checkbox "Umlagefähig" aktiviert, wird noch festgelegt, wie die Kosten umzulegen sind und wie die Kostenverteilung bei einem Mieterwechsel innerhalb einer Abrechnungsperiode abläuft. Falls die Umlage anhand von Verbrauchswerten erfolgt, die über Zählerstände gemessen werden, müssen noch der Meßtyp und die Maßeinheit angegeben werden. Die Auswahllisten des Meßtypes und der Maßeinheit sind im Auswahlkatalog von fmONLINE gepflegt.

Bei einem Mieterwechsel kann der (verbrauchsunabhängige) Kostenanteil wahlweise nach der so genannten Gradtagszahlentabelle (z. B. die Kosten für Heizung) oder zeitanteilig (z. B. die Kosten für Warmwasser) zwischen dem ein- und ausziehenden Mieter aufgeteilt werden.

Bei der zeitanteiligen Aufteilung wird nur die jeweilige Mietdauer tagesgenau berücksichtigt. Bei der Gradtagszahlentabelle wurden langjährige Erfahrungswerte für den einzelnen Monatsverbrauch im Verhältnis zum Jahresgesamtverbrauch festgelegt. Hierzu ist jeder Monat mit einer bestimmten Zahl bewertet worden.

Die einzelnen Gradtagszahlen sind in einer VDI-Norm festgelegt (siehe Tabelle). Diese Zahlen sind im vorliegenden CAFM-Modul als Standardwerte hinterlegt. Eine Abweichung lässt sich bei der Installation des Programmes festlegen.

Gradtagszahlentabelle
Monat Promille-Anteile je Monat

Januar

170

Februar

150

März

130

April

80

Mail

40

Juni,Juli,August

40

September

30

Oktober

80

November

120

Dezember

160


Verbrauchszähler

Die oben beschriebenen Umlageschlüssel verwenden unterschiedliche Größen zur Verteilung der Kosten. Die wesentlichen Einflussgrößen sind:

Um die Umlage nach Verbrauchswerten zu realisieren, werden entsprechende Objekte "Counter" in fmONLINE definiert und in den Gebäuden platziert. Diese werden mit speziellen Eigenschaften versehen, die dazu dienen, die Funktionalität des Zählers datentechnisch abzubilden. Einen ersten Überblick über die hierzu erforderlichen Attribute gibt die folgende Darstellung.



Beim Anlegen des Objekts "Counter" werden zuerst die Standardattribute (Nummer, Meßtyp, Einheit sowie GLT) eingegeben. Hier ist die Angabe "GLT" optional.

Die Liste des Meßtyps und der Maßeinheit werden im fmONLINE-Auswahlkatalog verwaltet.



An Zählern werden in bestimmten Abständen Zählerstände abgelesen, z.B. Zählerstände für verbrauchten Strom. Zählerstände können in zwei Formen im System eingegeben werden:

Hinweis: Wird das Programm standalone verwendet, so ist bei der Einrichtung des Programmes darauf zu achten, dass nicht auf die Auswahlliste in fmONLINE zugegriffen wird. Im anderen Falle kommt es zu Funktionsbeeinträchtigungen.


Abrechnungseinheiten

Eine Abrechnungseinheit kann aus einem oder mehreren Gebäuden/Ebenen bestehen. Sie bestimmt,

fmONLINE nebenkosten definiert zuerst die Stammdaten (Bezeichnung, Adresse, Kostenstelle, Gültigkeitszeitraum usw.). Hier werden alle bereits angelegten Abrechnungseinheiten in einer tabellarischen Ansicht angezeigt.



Für die Pflege der bereits definierten Abrechnungseinheiten steht der folgende Dialog zur Verfügung.



Wird die Checkbox "Pauschale Flächen" aktiviert, so müssen die entsprechenden Flächen (z.B. Bruttogrundflächen, Nettogrundflächen...) als Berechnungsgrundlage zur Kostenumlage angegeben werden.

Wird der Beginn des Gültigkeitszeitraums geändert, dann wird die untere Checkbox "Abrechnungseinheit versionieren" automatisch freigegeben und aktiviert. Das Betätigen des Buttons "OK" speichert einen neuen Gültigkeitszeitraum mit allen bisherigen Daten. Gleichzeitig wird eine Historisierung der Abrechnungseinheit vorgenommen, wenn die Checkobx "Abrechnungseinheit versionieren" aktiviert ist.

Wie üblich wird mit Hilfe des Buttons "Neu" eine neue Abrechnungseinheit angelegt. Der Button "Löschen" entfernt - nach bestätigter Sicherheitsabfrage - die markierte Abrechnungseinheit aus der Liste. Wenn die zu löschende Abrechnungseinheit versioniert ist, dann wird zuerst der neueste Historie-Datensatz gelöscht. Bis Ende werden die Stammdaten der Abrechnungseinheit gelöscht.

Durch Markieren der Abrechnungseinheit in der Liste erscheinen die weiteren Details zur Abrechnungseinheit im unteren Bereich. Die Daten sind auf drei Reiterkarten verteilt, die getrennt sichtbar geschaltet werden können.



Auf der ersten Reiterkarte "Flächen/Ebene" werden einige Stammdaten, pauschale Fläche, und alle beteiligten Gebäude/Ebenen in einer Tabelle angezeigt. Die beteiligten Gebäude/Ebenen können neu hinzugefügt bzw. gelöscht werden. Hierzu muss lediglich der Button mit den drei Punkten betätigt werden. Danach erscheint eine Auswahlliste mit allen Standorten.



Abrechnungseinheiten können nicht nur zu Gebäuden definiert werden, sondern auch zu Standorten und Ebenen. Werden die Flächen pauschal angegeben, dann wird die Angabe der beteiligten Gebäude/Ebenen optional.

Die zweite Reiterkarte "Umlageschlüssel" enthält eine Tabelle mit allen Kostenarten und entsprechenden Umlageschlüsseln, die nur für diese Abrechnungseinheit in dem angegebenen Zeitraum gelten. Dabei kann man die Umlageschlüssel einer Kostenart für die markierte Abrechnungseinheit in einem Abrechnungszeitraum ändern. Es wird darauf hingewiesen, dass eine Änderung des Umlageschlüssels immer für die Zukunft ist (gemäß Rechtsprechnung). Der Vermieter muss die Änderung des Umlageschlüssels vorher schriftlich mitteilen.

Über das Anklicken einer Kostenart und die Wahl des Buttons "Ändern" gelangt man in den Definitionsdialog der Kostenart und kann hier ggfls. notwendige Änderungen vornehmen. Zu beachten ist, dass sich diese Änderungen ausschließlich auf die gewählte Abrechnungseinheit beziehen und nicht auf die für alle Abrechnungseinheiten angenommene Vordefinition der Kostenart.

Bei der Reiterkarte "Zähler" geht es um die Zählerzuordnung für die Abrechnungseinheit. Werden die umlegbaren Kosten nicht nach Verbrauchswerten verteilt, dann wird die Zählerzuordnung nicht erforderlich.

Bemerkung: Grundsätzlich müssen die Betriebskosten für ein einzelnes Gebäude festgestellt werden, soweit dies möglich ist. Ausnahmsweise können mehrere Gebäude eine Abrechnungseinheit bilden und zusammen abgerechnet werden.

Bei der Bildung einer Abrechnungseinheit sollten folgende Punkte berücksichtigt werden:


Mietverhältnis

Erfolgt die Nebenkostenabrechnung auf Basis der Konditionen des Mietvertrags, dann ist es zwingend notwendig, das Mietverhältnis anzulegen. Hier werden alle bereits angelegten Mietverhältnisse in einer tabellarischen Form angezeigt.



Für die Pflege der Stammdaten des Mietverhältnisses steht ein folgender Dialog zur Verfügung:



Dabei können alle Stammdaten (außer der Bezeichnung) geändert werden. Wird die Checkbox "Pauschale Flächen" aktiviert, dann werden die gemieteten Flächen direkt bei der Reiterkarte "Flächen" angegeben, ohne dass die gemieteten Räume bei der Reiterkarte "Räume" ausgewählt werden.

Ist der Mieter umsatzsteuerpflichtig, so ist die Checkbox "Umsatzsteuer in Rechnung ausweisen" zu aktivieren.

Wird der Beginn des Gültigkeitszeitraums geändert, dann wird die untere Checkbox "Mietverhältnis versionieren" automatisch freigegeben und aktiviert. Das Betätigen des Buttons "OK" speichert einen neuen Gültigkeitszeitraum mit allen bisherigen Daten. Gleichzeitig wird eine Versionierung des Mietverhlätnisses vorgenommen, wenn die Checkobx "Mietverhältnis versionieren" aktiviert ist.

Durch Markieren des Mietverhältnisses in der Liste erscheinen die weiteren Details im unteren Bereich. Die Daten sind auf vier Reiterkarten verteilt, die getrennt sichtbar geschaltet werden können.



Auf der ersten Reiterkarte "Zahlungen" werden einige Stammdaten, und (monatliche) Zahlungen in einer Tabelle angezeigt. Beim Anlegen eines Mietverhältnisses ist der Button "Neu" zu wählen. Daraufhin öffnet sich folgender Dialog:

 

Zunächst ist das Gültigkeitsdatum für die Zahlungsinformationen einzutragen und anschließend der Mietzins kalt. Neben der Grundmiete können vertraglich auch noch andere, nicht nebenkostenrelevante Zahlungen vereinbart worden sein (z.B. Kabelanschluss, Nutzung einer TK-Infrastruktur, o.ä.). Diese Kosten können in den Folgezeilen hinterlegt werden.

 

Hinsichtlich der nebenkostenrelevanten Zahlungen steht der Block "Nebenkosten" zur Verfügung.

Hier können mit folgenden Bezeichnungen Einträge vorgenommen werden: "NKVZ" (Nebenkostenvorauszahlung), "NKPA" (Nebenkostenpauschale), "HKVZ (Heizlkostenpauschale", "HKPA" (Heizkostenpauschale).

 

Anschließend sind die Eintragungen mit "OK" zu bestätigen.

 

Hinweis: Sobald eine neue Zahlungsvereinbarung hinterlegt werden soll -für einen neuen Gültigkeitszeitraum - so geht man erneut über den Button "Neu". Allerdings wird nach Eingabe der Daten die unten stehende Checkbox "Endedatum letzter Zahlung aktualisieren" automatisch aktiviert. Als Konsequenz wird ein neuer Eintrag mit einem eigenen Gültigkeitsdatum neben dem bereits bestehenden angezeigt.

 



In der Praxis kommt es oft vor, dass einzelne Kostenarten von bestimmten Mietern nicht mitgetragen werden (z.B. Aufzugskosten für Mieter im Erdgeschoss). Die Festlegung, welche Nebenkosten für den einzelnen Mieter zu berücksichtigen sind oder nicht, werden über die "Details" getroffen. Ebenfalls über die Details kann die gezielte Behandlung einzelner Kostenarten hinsichtlich der Frage, ob diese pauschal behandelt werden oder als Vorauszahlung, sowie in Bezug auf den aus sie entfallenen Kostenbetrag definiert werden.

 

Um den Detail-Dialog öffnen zu können, ist es zuvor nötig, eine Nebenkosten-Zahlung zu definieren (dies kann auch ein Leereintrag sein). Anschließend wird der Button "Details angezeigt sowie eine nebenstehende Checkbox. Wird diese angeklickt, so ist der Button "Details" aktiviert und kann angewählt werden. Daraufhin öffnet sich folgender Dialog:

 

 

Hier finden sich die für die Abrechnungseinheit, der das Mietverhältnis zugeordnet ist, relevanten Kostenarten. Diese können durch Aktivieren/Deaktivieren der Checkboxen links neben der Kostenart-Bezeichnung für das Mietverhältnis aktiv/deaktiv geschaltet werden. Die aktiven Kostenarten können für das einzelne Mietverhältnis weiter beschrieben werden: Ist es eine Kostenart, für die eine Vorauszahlung oder eine Pauschale gezahlt wird? Welcher Betrag wird gezahlt?

 

Da in den meisten Fällen die Einzelbeträge für Kostenarten nicht bekannt sind und nur Gesamtsummen vereinbart werden, können die Einträge "Summe NKVZ", "Summe NKPA", "Summe HKVZ", "Summe HKPA" auch manuell gesetzt werden. Hierzu muss zuvor die jeweilige Checkbox "überschreiben" aktiviert werden. Anderenfalls wird die Summe aus den Einzelbeträgen genommen.

 

Nach der Detaildefinition der Zahlungen ist diese mit "OK" zu bestätigen, wodurch der Dialog geschlossen und die Summenwerte in die Maske "Zahlungen" übernommen werden.



Auf der Reiterkarte "Flächen" werden alle pauschalen bzw. zusätzlichen Flächen für einzelne Abrechnungseinheiten aufgelistet. Die zusätzlichen Flächen können negativ sein.



Mit dem folgenden Dialog kann man die Flächen angeben.



Auf der Reiterkarte "Räume" werden alle gemieteten Räume aufgelistet, falls die Angabe der gemieteten Flächen nicht pauschal ist.



Wird der Button mit den drei Punkten betätigt, dann erscheint eine Auswahlliste mit allen Räumen. Die gemieteten Räume können neu hinzugefügt bzw. gelöscht werden.



Das Ändern der Raum-Zugehörigkeit zu dem entsprechenden Mietvertrag wird durch folgenden Dialog ergänzt. Unter Angabe der Laufzeit wird der Raum dem selektierten Mietverhältnis zugeordnet. Gleichzeitig kann ein Raumflächen-Splitting auf mehreren Mieter durchgeführt weden.



Auf der letzten Reiterkarte steht eine Liste der Verbrauchszähler. Werden die Nebenkosten nach Verbrauchswerten verteilt, ist diese Angabe notwendig.



Die beteiligten Zähler können neu hinzugefügt bzw. gelöscht werden. Hier muss lediglich der Button mit den drei Punkten betätigt werden. danach erscheint eine Auswahlliste mit allen Zählern.



An dieser Stelle können Daten zu allen Mietverhältnissen in Excel (csv Format) als Seriendruckvorlage ausgegeben werden, indem die Schaltfläche "Export..." betätigt wird. Darauf erscheint folgender Dialog:



Durch Betätigung des Buttons "Herunterladen" wird ein Dialog aufgerufen, in dem dann ein Dateiname (Daten in csv-Format) spezifiziert werden kann und die Daten werden in Ihren lokalen Rechner gespeichert.


Kosten erfassen

Die richtige Erfassung aller anfallenden Kosten ist die Grundlage für den Erfolg einer Nebenkostenabrechnung. Hier sehen Sie zuerst eine Auflistung aller bereits definierten Kostenarten. ´



Wird eine Kostenart in der Liste markiert, so werden alle bereits erfassten Nebenkosten dazu im unteren Bereich aufgelistet. Wird die Abrechnungseinheit oben links ausgewählt, so werden nur die Kosten angezeigt, die in der ausgewählten Abrechnungseinheit angefallen sind.

Für die Pflege der umlegbaren Nebenkosten steht der folgende Dialog zur Verfügung:



Bei der Kostenerfassung ist vor allem auf eine periodengerechte Abgrenzung zu achten, da die umlegbaren Kosten nicht direkt für eine bestimmte Kostenstelle, sondern für einen bestimmten Zeitraum anfallen. Die Kosten werden mitsamt ihrer ausgewiesenen Mehrwertsteuer erfasst. An den Mieter werden jedoch nur die Nettobeträge nebst der gültigen vollen Mehrwertsteuer weitergegeben.

Mit dem folgenden Dialog werden die nicht umlegbaren Kosten gepflegt.



Dabei muss nicht nur die Abrechnungseinheit, sondern auch das Mietverhältnis bzw. die Kostenstelle angegeben werden. Bei der Nebenkosten-Abrechnung nach Kostenstelle stammen die Kostenstellen direkt aus fmONLINE.


Abrechnung erstellen

Nach der Angabe aller Stammdaten (Abrechnungseinheit, Umlageschlüssel, Kostenarten und Mietverhältnis) und der Kostenerfassung lässt sich nun die Nebenkostenabrechnung durchführen. Mehrere vorgefertigte Auswertungen und Berichte stehen Ihnen zur Verfügung, die wie folgt dargestellt werden.



Zunächst muss die Abrechnungseinheit ausgewählt werden. Dann muss der Abrechnungszeitraum eingestellt werden. Mit Hilfe des Kalenders kann der Beginn des Abrechnungszeitraums festgelegt werden. Dieses Anfangsdatum muss immer der Anfang eines Kalendermonats sein. Darunter erfolgt die durchzuführende Abrechnung.

Mit der Option Plausibilitätsprüfung wird die Logik der in fmONLINE eingegebenen Zählerstände im oben angegebenen Zeitraum überprüft. Alle erfassten Daten werden in tabellarischer Form dargestellt und eventuelle Plausibilitätsfehler durch farbige Kennzeichnung in den ausgegebenen Tabelle angezeigt.



Bemerkung: Die Plausibilitätsprüfung ist nur eine logische Prüfung und bedeutet nicht, dass alle angefallenen Nebenkosten wirklich erfasst sind.

Wird die Option Summenblatt über alle Kostenarten gewählt, werden die Gesamtkosten (alle, umlegbare und nicht umlegbare Kosten) aufgestellt. Dies soll einen Überblick über alle angefallenen Nebenkosten in dem angegebenen Zeitraum geben.



Mit der Option Abrechnungssimulation sind beliebige Simulationen der Nebenkostenabrechnung möglich. Führen Sie bitte vor der endgültigen Abrechnung zuerst eine Simulation durch, um mögliche Fehler zu beheben. Die Abrechnungssimulation hat keine Auswirkung auf die erfassten Daten.

Mit der endgültigen Abrechnung wird die Einzelabrechnung durchgeführt. Gleichzeitig wird die Änderungsmöglichkeit aller erfassten Daten gesperrt.

Eine fertige Einzelabrechnung ist das Produkt aus einer Vielzahl von Daten. Sie setzt sich zusammen aus Raumflächen/Mietflächen, Anzahl Personen, angefallenen Nebenkosten, Mieterwechseln und ggf. aus den Ableseergebnissen. Hier wird die Einzelabrechnung aber kurz und leicht verständlich dargestellt.

 



Auf der Einzelabrechnung stehen rechts oben: Abrechnungseinheit, Zeitraum und Erstellungsdatum. Findet der Mieterwechsel innnerhalb der Abrechnungsperiode statt, so werden zusätzlich die Kalendertage und Gradtaganteile im berechneten Zeitraum angezeigt, die die Grundlage für die Kostenverteilung beim Mieterwechsel darstellen. z.B.:



Auf den ersten zwei Tabellen "Aufstellung der Gesamtkosten" sowie "Verteilung der Gesamtkosten" finden sich die Berechnungsgrundlagen im Detail.

Falls der Mieter Zähler hat, wird eine Tabelle "Ihre Verbräuche" angezeigt, damit der Mieter einfach nachvollziehen kann, woher die abgerechneten Verbrauchswerte kommen.

In der Tabelle "Vorauszahlung" sind die Daten über die kumulierten, regelmäßig geleisteten Vorauszahlungen, die bei Änderung des Abschlagsbetrags innerhalb des Abrechnungszeitraums zeilenweise in der Abrechnung dargestellt werden. Dies dient der Transparenz gegenüber dem Mieter und hilft überflüssige Rückfragen zu vermeiden.

In der letzten Tabelle "Abrechnung" sind nur die Daten über die Höhe der individuellen Abrechnung enthalten, die unbedingt für das Nachvollziehen der eigenen Kostenanteile notwendig sind. Der Abrechnungsempfänger sieht auf einen Blick, ob er etwas zurück bekommt oder eine Nachzahlung fällig ist.


E+S Schnittstelle

Es ist möglich, eine Schnittstelle zu dem Finanzbuchhaltungssystem E+S herzustellen. Schon implementiert ist die Schnittstelle zu E+S Rechnungswesen. Dabei können alle Sollstellungen für Miet- und Nebenkostenvorauszahlungen automatisch zu einem Zeitpunkt (z.B. am 20. eines Monats für den darauf folgenden Monat) generiert. Hierzu wird die gleiche Funktion verwendet, mit der auch explizite/manuelle Lauf erfolgt. Die Generierungs-Ereignisse werden protokolliert.



Weiterer Bestandteil der E+S Schnittstelle ist der import der in E+S tatsächlich angefallenen Kosten für Abrechnungseinheiten und Mietverhältnisse. Diese bilden die Grundlage für die in fmONLINE nebenkosten erstellte Abrechnung.